Há 40 anos no comércio varejista em Sete Lagoas, Minas Gerais, a Rede Santa Helena, referência em atendimento e qualidade na cidade mineira, decidiu pela implementação de um software de gestão robusto e especializado no setor supermercadista para apoiar o rápido crescimento da empresa. A escolha se deu pelo sistema TOTVS Supermercado powered by RMS, solução integrada ao portfólio da TOTVS a partir da aquisição da RMS em julho de 2013. O foco é integrar as suas operações para garantir um gerenciamento completo das suas seis lojas e do e-commerce, os quais, juntos, comercializam um mix de 19 mil itens. Com a solução, muitos benefícios foram percebidos, principalmente quanto à segurança no atendimento às demandas fiscais, como no caso dos SPEDs (Sistema Público de Escrituração Digital). As obrigações necessitam de um suporte ágil e constantemente atualizado para garantir que as entregas sejam realizadas de forma correta e no prazo estabelecido pela legislação. As rotinas operacionais das lojas Santa Helena também tiveram importantes mudanças com o uso do software de gestão. O recebimento das mercadorias, por exemplo, passou a ocorrer por conferência cega, comparando os números indicados pelo sistema com o que foi contado pelo funcionário, método que evita falhas e possíveis fraudes durante esta etapa. Além disso, o processo de emissão de notas fiscais para a devolução de um produto ao fornecedor também foi bastante otimizado. O que antes envolvia um profissional exclusivo para cumprir tal tarefa, com a tecnologia passou a ser automático, com o cálculo dos impostos devidos e a entrega da mercadoria ao fornecedor. A tecnologia também está presente nos coletores de dados, responsáveis por escanear e registrar todos os itens durante uma entrega, além de organizar a separação das mercadorias e realizar o inventário do estoque. Este departamento também foi diretamente beneficiado pela conciliação dos arquivos de nota fiscal eletrônica com os pedidos de compras, uma vez que elimina o retrabalho de digitar cada um dos itens descritos. Com isso, a Rede Santa Helena obteve agilidade e um controle preciso sobre as suas operações. Os resultados estão na perspectiva de uma expansão ainda mais expressiva dos seus negócios, aumentando em 12% o seu faturamento, que fechou 2013 em R$ 140 milhões. Toda essa movimentação permitiu à empresa planejar outras ações que incentivem o crescimento da sua atuação, como a construção de um centro de distribuição próprio e a meta de inaugurar duas novas lojas até o próximo ano. “O suporte tecnológico é essencial para viabilizar o nosso crescimento. Encontramos na TOTVS uma parceira para apoiar as nossas operações por meio da integração de todas as áreas da empresa. Estamos seguros quanto à tecnologia e, também, em relação ao atendimento que recebemos, especializado na nossa área de atuação, e nos apoiando tanto na parte técnica, como na gestão da nossa empresa”, explica Frederico Machado Bastos, um dos sócios da Rede Santa Helena. Outro ponto fundamental para garantir as melhores práticas e o correto direcionamento dos negócios da companhia é a ferramenta de Business Intelligence (BI), disponibilizada pelo próprio sistema de gestão da TOTVS. Com ela, é possível extrair informações gerenciais consolidadas nos diferentes níveis de atuação do Santa Helena, desde dados mais generalistas, até mesmo números sobre itens específicos e em datas determinadas, de acordo com os interesses no momento. Todo o conjunto de benefícios proporcionados pelo software culmina em dinamismo e assertividade na tomada de decisões, garantindo à rede balizar as suas estratégias com base em informações reais sobre o seu negócio. André Veiga, diretor do Segmento de Varejo da TOTVS, comenta que o diferencial da companhia está em um atendimento que vai além da parte técnica, realizado por profissionais com expertise de negócios, que entendem, de perto, o funcionamento dos processos nos clientes. Tudo para garantir que a tecnologia atue, de fato, a favor de um crescimento sustentável, de acordo com as particularidades do setor supermercadista. “Temos o cuidado de formar as nossas equipes de atendimento com pessoas que carregam bagagens profissionais de cada nicho do mercado no qual vão atuar. Com isso, asseguramos aos nossos clientes que as estratégias e métricas implementadas com a adoção tecnológica estejam em sintonia com as suas necessidades”, finaliza Veiga.
Sobre a TOTVS
Top provedor de software de gestão, plataforma e consultoria para empresas – com mais de 50% de marketshare no Brasil, liderança na América Latina* e sendo uma das maiores provedoras de ERP Suite do mundo -, a TOTVS é uma desenvolvedora de tecnologia e serviços para empresas de todos os portes. Considerada a 22ª marca mais valiosa do Brasil, segundo o ranking da BrandAnalytics, a TOTVS possui no país cinco filiais, 52 franquias, mais de 200 distribuidores e nove centros de desenvolvimento. No exterior, está presente em 39 países, entre filiais, franquias e dois centros de desenvolvimento (Estados Unidos e México). Com o compromisso de tornar os seus clientes competitivos no mercado que atuam, oferece soluções para 10 segmentos. Suas operações são conduzidas por três conceitos: tecnologia fluída, essencialidade e ERP ágil, complementados por um amplo portfólio de soluções verticais e por serviços como Consultoria de Negócios, Cloud Computing e SaaS. Em 2013, registrou R$ 1,6 bilhão em receitas.
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