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Sidney Ito*

A Covid-19 trouxe mais instabilidade ao ambiente de negócios. Acelerou tomadas de decisão, impulsionou mudanças e colocou à prova a habilidade das companhias se adaptarem às novas tecnologias. A mudança de cenário fez com que empresas e órgãos reguladores repensassem o modelo das Assembleias Gerais Ordinárias (AGOs) e Assembleias Gerais Extraordinárias (AGEs).

Apesar de algumas companhias já contarem com a transmissão online de assembleias, as decisões tomadas durante as AGOs e AGEs ficavam restritas aos participantes fisicamente presentes. Com o avanço da pandemia, o governo federal outorgou a Medida Provisória 931, que, juntamente com regras e instruções complementares, permitiu a realização das assembleias de forma integralmente virtual.

Em situações normais, as assembleias virtuais já impõem desafios. Agora, assegurar aos acionistas condições de participação a distância, às que teriam caso participassem presencialmente é mais um deles.

Outro desafio está nos administradores garantirem evidências e documentação que comprovem que os direitos de todos os acionistas foram respeitados. Analisando a legislação, os seguintes requisitos mínimos devem ser considerados para a validade das assembleias virtuais:

– Certificação da identidade do acionista

– Possibilidade de manifestação aos participantes e de comunicação entre si

– Garantia de visualização, circulação e apresentação de documentos

– Autenticidade e segurança das comunicações, manifestações e votos

– Registro da presença dos acionistas

– Sistema de votação eficiente e documentado

– Gravação integral da reunião

– Estrutura adequada e suporte técnico em tempo real a todos os participantes

A neutralidade tecnológica assumida por parte do regulador trouxe certa liberdade às empresas, mas isso também traz responsabilidades e riscos. A documentação é imprescindível para a companhia provar que o sistema utilizado foi efetivo e confiável.

Além disso, há questões relevantes de segurança cibernética e identidade, pois é mandatório assegurar que os participantes e votantes sejam realmente os de direito e que os sistemas sejam protegidos contra fraudes, ataques e ameaças de manipulação de dados, votações ou gravações.

A melhor forma de proteção está em medidas de prevenção, detecção e endereçamento dos riscos cibernéticos pois é responsabilidade das companhias garantir que as comunicações estabelecidas sejam autênticas, sólidas e confiáveis.

Levantamento do ACI Institute, da KPMG, mostra que, até o momento, a maioria das companhias abertas brasileiras não realizará AGOs de forma exclusivamente virtual, mas sim no formato híbrido, que permite a participação virtual ou presencial.

Independentemente do modelo escolhido, é importante que haja transparência na divulgação das informações, facilidade de acesso à assembleia e responsabilidade na prestação de contas. As companhias que utilizarem este momento para melhorar a comunicação com seus acionistas, fazendo esse processo de forma ágil e segura, certamente serão reconhecidas e darão um passo adicional no seu fortalecimento após a crise.

*CEO do ACI Institute Brasil e sócio-líder de Consultoria em Riscos e Governança Corporativa da KPMG no Brasil e na América do Sul.

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